Skriva avtal

Alla som någon gång befunnit dig i situationen där det är dags att skriva under eller förhandla fram ett avtal, vet hur viktigt det är med dessa kunskaper. Känslan av att inte riktigt ha koll på allt, eller ens vet vad det är man borde ha kolla på, är inte rolig – och det där med att skriva avtal är ofta ganska definitivt. När avtalet väl är undertecknat är det svårt att ändra sig, dra sig ut eller hävda att man inte visste vad det var man skrev på.

Jag kommer här göra en snabb genomgång av några av de vanligaste avtalen i filmbranschen så som; distributionsavtal, samproduktionsavtal, avtal om rättighetsförvärv, anställningsavtal för team och cast, avtal för hyra av Locations och liknande, avtal om Produktplacering/cross promotion – samt s.k. ”Chain of Title”-dokument.

Att tänka på
Vad ska man då tänka på inför avtalsskrivning? Det första skulle jag säga är att se till att förbereda själva avtalsskrivande genom att ta reda på så mycket information som möjligt om vad det är man ska avtala om. Vad är det man kommer överens om? Vad är det som är viktigt för dig? Vad är viktigt för din motpart? Vilken är bakgrunden till avtalet? Vilka problem kan tänkas uppstå? Hur ska dessa hanteras? Vem ansvara för vad? osv.

Min erfarenhet är att många i början av sin karriär försöker snåla in på de juridiska kostnaderna och därför väldigt sällan anlitar riktiga jurister när det kommer till avtalsskrivning. Något som förvisso är fullt förståeligt när det gäller t.ex. gäller rena anställnings- eller frilanskontrakt – men som kan bli riktigt dyrt om man t.ex. förhandlar fram distributions- och/eller samproduktionsavtal. Då du kanske gör misstag och avtalar saker som kommer kosta dig bra mycket mer på sikt, än vad den juridiska expertisen hade gjort.
Min erfarenhet är att det är bra att få riktigt juridisk hjälp första gången du förhandlar fram en viss typ av kontrakt. t.ex. första gången du ska göra ett samproduktionsavtal kan det sannolikt vara bra att hjälp av en jurist. När du sedan gjort detta ett antal gånger så kanske du däremot börjar få sådan koll på vad som är viktigt och inte, att du kanske kan klara av att sköta det själv.

En annan viktigt sak att tänka på när man skriver avtal är språket. Det gäller att redan från början tänka på vilka som kommer behöva förstå texten i avtalet. När det gäller t.ex. anställda på en filmproduktion så kommer kanske även utländska inköpare att vilja se kopior på kontrakten – och då är det ju enklare att redan från början skriva kontrakten på engelska. Ännu viktigare är kanske att vara medveten om att man i alla juridiska texter ofta definierar exakt vad begrepp ska betyda. D.v.s. man talar om vad olika ord innebär. Vilket ibland kan få lite konstiga effekter så som att t.ex. nettointäkter inte alls innebär samma sak som de flesta människor skulle associera med begreppet nettointäkter, utan istället får den betydelse man väljer enligt definitionen i avtalet.

Som vi redan varit inne på är det även en god idé att inleda ett avtal med någon form av bakgrundsbeskrivning av omständigheterna som ledde fram till att avtalet skulle skrivas. Det minskar inte bara risken för olika tolkningar av texten vid eventuella tvister, utan ger även en viss indikation på vad som faktiskt behöver finnas med i avtalet.

Vägen till färdigt avtal
Hur ser då processen ut från det att man först börjar diskutera ett samarbete, till dess att man har ett färdigt – juridiskt bindande – avtal? Vanligtvis börjar man med att skissa upp de grova riktlinjerna som ska gälla för avtalet i en s.k. avsiktsförklaring/letter of intent (som är den mer vanliga engelska termen). Ett letter of intent är inte juridiskt bindande och ofta form av väldigt luddiga villkor som t.ex. (”under förutsättning att vi gillar manuset” eller ”under förutsättning att vi får se och godkänna en färdig screener på filmen”). Men även om ett Letter of Intent inte är bindande och trots att det finns en massa ”kryphål” som gör att motparten kan dra sig ur, så är det ändå ett bra första steg i processen. Det tydliggör i text vad det är man pratat om muntligen och det kan även fungera som underlag när man diskuterar fram villkoren i det färdiga avtalet. Exempelvis är det vanligt att man använder sig av Letter of Intent när man försöker få ihop finansiering till sin film. Där man börjar med att samla in Letter of Intent från de olika finansiärerna separat och då kan styrka intresse från vart och en av dem. Sedan när all finansiering är säkrad och man är ense och villkoren som ska gälla och dessa är uppfyllda (t.ex. manuset har godkänts) så går man vidare och skriver ett riktigt avtal.

Ett mellan steg mellan ett fullständigt och bindande avtal och Letter of Intent brukar vara ett s.k. Letter of Comitment, även kallat deal memo eller föravtal. Vilket kort och gott är en kortare juridiskt bindande text, som ofta är begränsad i tid och villkorad att man upprättar ett fullständigt mer utvecklat avtal senare. Det används t.ex. ofta när man behöver komma överens snabbt och få ett juridisk bindande dokument på plats som gör att båda parter snabbt kan gå vidare. Kan t.ex. röra samproduktion eller distribution.

Innan man formulerar det slutliga riktiga bindande avtalet, så brukar man ofta även ta fram ett antal bilagor som man ska enas om och godkänna – som t.ex. manuskriptet vid ett samproduktionsavtal, men även sådant som tidsplaner, budget, lista på material som ska levereras osv. När så det slutliga avtalet skrivs så utgår man ganska mycket från dels det man var ense om i Letter of Intent osv.- samt all den kommunikation som man haft efter detta t.ex. via mail osv. Sedan brukar man får revidera avtal ett antal gånger fram och tillbaka och kanske även ha telefonmöten där man mer ingående diskuterar olika punkter.

Vissa kontrakt är även tidsbegränsade eller villkorade på andra sätt. Det är t.ex. vanligt att en producent som vill filmatisera en bok t.ex. betalar ut en options som ger denna ensamrätt att under en begränsad tid (t.ex. två år), ta fram ett manus och söka finansiering. När så tiden är slut, så kan man antingen förlänga eller välja att gå vidare och betala ut den fulla ersättningen, alternativt avbryta och låta rättigheterna gå tillbaka till upphovsmannen.

Andra kontrakt innehåller någon form av exklusivitets klausul så som t.ex. en ”first refusal right” vilket t.ex. kan vara fallet mellan en författare och ett produktionsbolag. Där bolaget betalar författaren för ensamrätten att vara det första bolaget att få läsa och ge ett bud på det projekt han/hon skriver. Annan form av exklusivitet kan röra t.ex. vem eller vilka finansiärer och/eller distributörer en producent får vända sig till med ett projekt. Alternativt vilka personer som t.ex. en regissör har rätt att välja i vissa roller (kallas ibland för ”Shopping list”).

När det gäller hanteringen och administrationen av alla avtal är det en god idé att göra både digitala och fysiska kopior på dessa – och förvara originalen på ett säkert ställe (t.ex. ett kassaskåp eller bankfack). Originalen ska signeras med blå eller röd penna (för att de inte ska gå att förväxla med kopiorna). På avtal som är flera sidor måste även varje sida signeras med personernas initialer och antalet sidor ska vara numrerade (så att man inte ska kunna byta ut, lägga till eller dra ifrån sidor).

Nedan följer en genomgång av olika avtal, deras syfte och vad man specifikt bör tänka på när man tar fram dessa.

DISTRIBUTIONSAVTAL
Distributionsavtal är sannolikt det viktigaste avtalet av alla, i alla fall för en producent, men sannolikt för alla inblandade i ett filmprojekt – detta eftersom det är distributionsavtalet som både avgör hur stor spridning och exponering filmen får. Samt avgör hur lönsam den kommer bli för alla inblandade.  För enkelhets skull gör jag ingen skillnad på alla olika typer distributionsavtal här utan gör istället en kort genomgång för det som är ganska gemensamt för alla typer av distributionsavtal. Vare sig det gäller bio, video/DVD/Blu-ray, VOD, TV eller avtal med en sales agent.

Det första man ofta enas om är vilka rättigheter avtal ska gälla d.v.s. dels vilket media (Bio, DVD, TV, VOD osv), samt vilka territorier (länder), samt vilket licensperiod (hur länge). De flesta fäster väldigt stor vikt vid att man inte ska ingå avtal som sträcker längre än ett par år. Personligen tror jag dock att sannolikheten att en film ska börja spela in en massa pengar efter att den stått på hyllan ett antal år, är väldigt lite. Min inställning är därför att lägga mer tid på att dels kolla upp dem du ingår avtal med och sedan fokusera på att få så bra ersättning och turordning som möjligt – samt att dela upp rättigheterna, så att du t.ex. kanske behåller vissa länder och vissa medier. (VOD rättigheter är ju t.ex. något som blir mer och mer aktuellt att faktiskt sköta själv).

Den andra viktiga punkten är naturligtvis vilken form av ersättning som ska utgå, t.ex. om distributören ska betala någon form av förskott, vilket deras arvode ska vara och hur intäkterna ska fördelas samt vilka utlägg som får dras från intäkterna osv. Två av de vanligaste misstagen, som man ofta som ny producent råkar ut för, är dels att inte riktigt ha koll på vilken turordning som gäller vid fördelning av intäkter (s.k. revenue waterfall) – samt hur de olika utlägg som från dras från intäkterna definieras (som påpekats tidigare så kan ju ord definieras att betyda i princip vad som helst.)

När det gäller definitioner av olika termer i avtalet, så är det oftast begreppen som rör intäkter och kostnader så som t.ex. definitionen av nettovinst, marknadsföringskostnader samt overhead – som är de allra viktigaste att se upp med. Detta eftersom det oftast finns motstridiga intressen i hur man vill definiera dessa begrepp. Distributören vill gärna definiera begreppen så att de kan inkludera så att de kan ta så mycket som möjligt av sina kostnader på filmen, medan producent vil att distributören ska definiera begreppen så producenten får sin del snabbare, genom att filmen visar vinst så fort som möjligt. Det finns oändligt antal olika sätt att lösa det här på. Ett sätt är att man ingår en s.k. ”itemized deal”, d.v.s. där producenten i förväg måste godkänna alla kostnader som ska inräknas i marknadsföringen och overhead (t.ex. genom en bilaga till avtalet). Andra sätt är att man sätter ett tak för marknadsföringskostnaderna dels på en fast summa och/eller en rullande procentsats av intäkterna. Man kan även lösa det genom att justera turordningen på utdelning t.ex. skapa en s.k. ”korridor”, så att producenten får en del av sina pengar (t.ex. 20 %) redan innan distributören hämtat hem sina marknadsföringskostnader. En annan aspekt av marknadsföringskostnaderna är hur man ska hantera kostnader som slås ut över flera filmer, t.ex. annonser som delas med andra filmer eller kostnader för att medverka på olika marknader. Vanligast är att man delar dem per projekt, men det kan också bli lite snedvridet om t.ex. projekten skiljer sig avsevärt i omsättning, t.ex. om en film kanske står för 80 % av ett bolag intäkter (t.ex. beroende på att det är en film med högre budget) – och sedan bolagets övriga 9 filmer står för resterande 20 %. Då får ju de filmer som genererar små intäkter en lika stor kostnad som den stora. Vad som är rätt är svårt att avgöra, men det gäller att vara vaksam och ha kolla på vilka effekter det får för din film.

När det gäller overhead brukar det viktiga att se till så inte distributören debiterar din film för kostnader som han har i sin löpande verksamhet, så som t.ex. personal, hyror, telefon, resor osv. Utan alla overheadkostnader ska vara kostnader som på ett eller annat sätt är knutna till din film.

Andra viktiga saker att få med i avtalet med distributören är t.ex. sådant som rollfördelning och uppdragsbeskrivning – d.v.s. vad du som producent förväntar dig av distributören och vad denna förväntar sig av dig. Även beskrivning av när och hur utbetalning kommer ske, samt rättigheter och former för revision (om du t.ex. skulle misstänka att distributören håller inne med pengar eller att dennes redovisning till dig inte är korrekt). Även rätten att få kopior på de avtal som distributören ingår med tredje part – och som berör dig – bör finnas med (även om det inte alltid är möjligt pga. av t.ex. sekretess). Även sådant som hur Credits ska hanteras, både i filmen, och marknadsföringen är bra saker att få med i avtalet. Samt inte minst de standardklausuler som brukar finnas med i de flesta avtal kring tvist och tolkning av avtalet samt sekretess.

SAMPRODUKTIONSAVTAL
Näst till distributionsavtalet så är sannolikt samproduktionsavtalet det viktigaste avtalet en producent ingår – och på samma sätt som distributionsavtalet så påverkar det också alla inblandade baserat på vad samproducenterna ställer för krav och villkor med sin finansiering.

Ett samproduktionsavtals kanske viktigaste punkter är dels mellan vilka parter avtalet ska gälla, vilken insats de olika parterna ska bidra med, samt hur utbetalningsplanen för respektive insatser ser ut. Samt inte minst vilken andel av ägandet i filmen som insatsen motsvarar och vilken turordning i utbetalning som gäller. Eftersom samproduktioner ofta ingås av flera olika parter, inte bara de som går in med rena pengar, utan även t.ex. bolag som går in med teknik eller kanske sin arbetsinsats, så brukar man skilja på dels ”praktiska insatser” och ”cash”, samt på ”mjuka” och ”hårda” pengar. D.v.s. pengar som ska betalas tillbaka t.ex. till en riskkapitalist (hårda pengar) respektive pengar från t.ex. filminstitut eller dyl. som inte har samma krav på återbetalning (mjuka pengar). Precis som i distributionsavtalet är det även viktigt att se upp med definitionerna.

Andra viktiga punkter är vem som har produktions- och administrationsansvar vilket i praktiken innebär vem som ansvarar för juridiskt och ekonomiskt för själva produktionen, t.ex. vem som skjuter till pengar om produktionen går över budget, vem som ansvarar för arbetsmiljö, försäkring- och personalfrågor osv. Man brukar även avtala om beslutanderätt i andra frågor, t.ex. rörande vilken personal som ska tillsättas och kanske även om eventuella element som ska vara ”villkorade” – t.ex. namn på skådespelare som ska medverka, vem som ska regissera, skriva manus, vilket format som filmen ska filmas på, hur lång den ska vara osv. Precis som distributionsavtalet innehåller även samproduktionsavtalet klausuler kring sekretess och tvist och tolkning av avtalet.

Vanliga bilagor till ett samproduktionsavtal är t.ex. produktionsbudget, kopia på distributionsavtal och andra viktiga avtal, samt tidsplan för färdigställande, marknadsföring/lansering och som sagt en lista på villkorade element.

”Revenue waterfall”
Med ett revenue waterfall avses den turordning på utdelning som gäller för intäkter. D.v.s. hur pengarna sipprar ner genom olika händer från den som först tar mot dom längst upp, till de som sitter längst ner i ordningen och – i bästa fall – får sina pengar sist (att vara sist i ledet innebär oftast att man inte får se några pengar alls). Generellt så brukar turordningen vara kopplad till vilken typ av finansiering man deltagit med – t.ex. så återbetalas MG:s (minimum garantier) före traditionellt samproduktionsmedel och traditionellt samproduktionsmedel återbetalas i sin tur före insatser i form av uppskjutna ersättningar i till team- och skådespelare. (Undantaget kan vara de fall då man använder internationellt kända skådespelare, vars namn distributören kan använda i marknadsföringen).

Nedan illustreras ett exempel på hur ett revenue waterfall kan struktureras upp.

• Först avgår till distributören en summa på 500 tkr som motsvarar den MG som utbetalas.
• Efter det tar distributören sitt arvode på 30 %
• Efter det så avgår till Riskkapitalist 160 tkr, som motsvarar 160 % av den insats på 100 tkr som riskkapitalisten gjorde.
• Efter det delas alla intäkter, i förhållande till respektives insats, mellan alla samproducenter som satsat KONTANTA SAMPRODUKTIONSMEDEL i filmen, (d.v.s. så stor procent som insatsen utgör, så stor andel erhåller man) – tills dess att alla KONTANTA SAMPRODUKTIONSMEDEL är återhämtade.
• Efter det delas alla intäkter, i förhållande till respektives insats, mellan alla samproducenter som satsat UPPSKJUTNA ERSÄTTNINGAR i filmen, (d.v.s. så stor procent som insatsen utgör, så stor andel erhåller man) – tills dess att alla UPPSKJUTNA ERSÄTTNINGAR är utbetalade.
• Utbetalas alla royalties enligt avtal
• Resterande delas procentuellt av producenten och samproducenterna, i förhållande till respektives insats. (d.v.s. så stor procent som insatsen utgör, så stor andel erhåller man)

RÄTTIGHETSFÖRVÄRV
Innan vi går vidare med de avtal producenter i sin tur sluter med anställda, så som team och skådespelare, så skulle jag vilja kort tala om den viktiga punkten rättighetsförvärv. Det som är grunden för att själva handeln med filmer mellan olika aktörer ska fungera. D.v.s. att man anskaffat de rättigheter som krävs vad gäller manus, musik, rörliga bilder, stillbilder, skådespelare och team.

När det gäller manus så gäller det t.ex. rättigheten att filmatisera, producera, distribuera, licensiera och exploatera filmen i de tänka fönstren (som distributörerna senare kommer kräva att du kan visa att du har rättigheter till). Som vi varit inne på tidigare så sker rättighetsförvärv av manus ofta på ett av två sätt. Antingen så köper man (eller optionerar) rätten till ett befintligt verk som man sedan (om det kärvs) adapterar för att film – eller så anlitar man någon som skriver ett original manus utifrån en befintlig idé. Viktigt att hålla koll på är då vilket vilka format som förvärvar rättigheter till. Om man t.ex. planerar att filmatisera en bok, så kommer förlaget sannolikt att behålla alla litterära rättigheter – och kanske även begränsar sig i vilka form av huruvida du kan sälja vidare re-make rättigheter på filmen. Kanske tom vilka länder du kan sälja filmen till överhuvudtaget. Även sådant som huruvida du kan göra TV-serier och andra spinn off”s baserade på filmen.

När det gäller musik så kan man dela in det i två kategorier. Dels s.k. underscore eller specialkomponerad musik som läggs ut på beställning, dels i soundtrack och medhörande musik som oftast är befintliga låtar som man betalar licensicerar för användning i filmen. Att använda befintliga låtar brukar ibland, lite beroende på hur stor artisten är, begränsa på vilket sätt och i vilken omfattning stycket får spridas. Ofta sker förmedlingen av befintliga låtar genom upphovsrättsorganisationer som STIM/NCB – och då blir det dyrare ju större räckvidd filmen har i form av antal länder den visas i, antal kopior som framställs osv.

Det samma gäller för rörliga bilder som man vill använda i filmen, med den skillnaden att det oftast är väldigt mycket dyrare och mer komplicerat – eftersom den som äger rättigheterna till de rörliga bilderna i sig kanske inte har förvärvat rätten av t.ex. skådespelarna i filmen att sälja vidare den på det sättet. Att t.ex. i manus skriva in att några sitter och tittar på en känd hollywoodfilm på TV är därför ingen bra idé, eftersom det i praktiken är omöjligt att göra, då det sannolikt skulle äta upp mer än hela produktionsbudgeten.

Andra rättigheter man måste se till att förvärva är rättigheten till stillbilder som tas i samband med inspelningen. Inte bara från den som tar bilden, utan även från de som är med på bilderna. Oftast görs detta enklast genom att man skriver in en klausul i avtalet med skådespelare och team om att det i samband med inspelningen kommer tas såväl stillbilder som rörliga bilder och att dessa får användas i anslutning till marknadsföringen. Det samma gäller för eventuellt extra material man skapar till t.ex. Dvd:n, webben osv.

Andra rättigheter man måste förvärva från team och skådespelare är naturligtvis själva framförandet och alla de immateriella rättigheter som de skapar under projektets gång.
Förutom detta så måste man även förvärva rättigheten att använda de medverkandes namn och bild i den omfattning man tänkt i form av t.ex. marknadsföring, produktplacering, crosspromotion osv.

OBS! Var noga med att skilja på inspelning och projekt, då ju ett filmprojekt knappast enbart består av inspelning – och skulle du enbart förvärva de immateriella rättigheterna under inspelning så kan det bli tvister om sådant som uppkommit före och efter själva inspelningen.

ANSTÄLLNINGSAVTAL
När det då gäller anställningsavtal så finns det i grunden två olika former. Avtal med team och avtal med skådespelare. Jag väljer dock att inte göra någon skillnad på dessa här, eftersom min erfarenhet är att på många mindre produktioner så hamnar folk både framför och bakom kameran – och personligen anser jag att det är lika stor skillnad på de som jobbar före, under eller efter inspelningen som det är mellan de som jobbar framför och bakom kameran – och att alla avtal därför behöver vara individuella.

Gemensamt för alla anställningsavtal är att de ofta inleds med en klausul som beskriver själva uppdraget/engagemanget. Vilken roll/funktion/tjänst som ska utföras och under vilken tidsperiod och om det ska vara heltid, deltid eller kanske ett visst antal dagar under en viss period.

Sedan brukar man återfinna beskrivningar av utförande standard, anvisningar och begräsningar. T.ex. sådant som att uppdraget inte får läggas ut på någon annan, vem som har beslutsrätt i olika frågor – och om i vilken omfattning personen i fråga ska medverka i t.ex. möten före och efter tidsperioden för uppdraget.

Sedan kommer ofta klausulen om rättighetsupplåtelser som vi varit inne på tidigare förutom själva förvärvandet av de immateriella rättigheterna inkluderar sådant som hur stillbilder namn och annat material får användas i marknadsföring, produktplacering och cross promotion. Det burkar även finnas med en formulering där artisten (eller teammedlemmen) intygar att allt material denna själv infogar (t.ex. improviserade repliker) ska vara original och att man överlåter dessa rättigheter till producenten. Detta för att undvika att någon t.ex. citerar andra filmer, låtar eller texter – som i sin tur sedan kan förhindra att producenten kan använda materialet eller tvingas betala extra pengar för det. (t.ex. artister som börjar nynna på kända melodier där rättigheterna sedan måste lösas i efterhand). Den här klausulen är ofta annars viktigast (och mer utvecklad) för t.ex. klippare, ljudläggare/ljuddesigners och musiker – som får intyga att de själva har rättigheterna till – samt rätten att överlåta rättigheterna till producenten – till allt material de infogar i filmen, samt att de också överlåter rättigheten. D.v.s. det räcker inte med att t.ex. en ljudläggare själv har rättighet att använda en ljudeffekt. Han måste i sin tur även kunna licensiera den vidare till producenten, som i sin tur måste kunna licensiera vidare till en sälj agent, som i sin tur måste kunna sälja till lokala distributörer osv, osv…

När det så gäller den klausulen som det ofta blir mest dragkamp om – ersättningen – så kan man dela upp den på lite olika sätt. Jag har kommit fram till att det mest flexibla och sättet (och det som skapar minst friktion i förhandlingar) – är att arbeta med olika typer av ersättning. Dels den fast ersättningen som är den som utgår direkt, sedan s.k. ”back-end” som utgår direkt från den del av intäkterna som producenten får in från försäljning (innan produktionskostnader och andra utlägg är återhämtade), sedan uppskjutna ersättningar s.k. deferment. Sedan brukar jag i vissa fall även skriva in att det ska utgå någon form av bonus om t.ex. projektet skulle erhålla stöd från Svenska Filminstitutet eller liknande. Utöver detta så brukar jag – lite beroende på hur finansieringen ser ut – koppla en viss ”rullande ersättning”/Royalties, d.v.s. andel av vinsten (om det mot förmodan blir någon). En annan del av ersättning som man också måste se till att få med är utlägg för t.ex. mat, resor, boende, eventuella inköp o dyl. Man måste även avtala om hur och när de olika utbetalningarna ska ske. vem som ska betala skatt och sociala avgifter – och hur man hanterar eventuella överbetalningar om det skulle ske (d.v.s. om någon av misstag skulle få för mycket betalt). Som jag varit inne på tidigare så kan man även inledningsvis arbeta med option om man t.ex. vill låsa rättigheterna under en viss period. Detta gäller inte enbart vid förvärvandet av manus, utan det kan även gälla om man t.ex. vill lägga en form av ”handpenning” på en skådespelare som man vill medverkar i filmen, men kanske ännu inte har löst hela finansieringen för filmen. Då kan den skådespelaren kanske välja att under en begränsad tid binda upp sig mot ditt projekt (d.v.s. inte ta andra uppdrag som krockar) – och när tidsperioden är slut så får du antingen besluta att fullfölja kontraktet eller avbryta (och i så fall får skådespelaren behålla den option/handpenning du betalat ut).

En annan del av ersättning som nästan återfinns i alla avtal – oavsett hur stor ersättningen är – är att producenten är skyldig att tillhanda hålla en kopia på filmen på DVD.

En del A-funktioner i teamet – så som t.ex. regissör, fotograf, scenograf, kostymör, maskör med flera – kommer även att ha ett visst budgetansvar och då kan det vara klokt att som en bilaga till avtalet infoga denna budget, samt koppla en del av ersättning till att budgeten hålls. På samma sätt kan man även koppla en tidsplan/leveransplan för t.ex. manusförfattare, klippare, ljudläggare, musiker osv.

Andra saker som man bör få in i avtalet är utformningen på Credits, både i förtexter (I de fall det är aktuellt), eftertexter och marknadsföring (i de fall det är aktuellt). Även sådant som säkerhetsföreskrifter, ansvarsfördelning, försäkringar, sekretess, tvist och tolkning – och något som kanske är mer vanligt och viktigt i anställningsavtal: Förtida upphörande. D.v.s. vilka villkor som ska vara uppfyllda för att producenten respektive den anställda ska ha rätt att avbryta avtalet. T.ex. om producenten inte är nöjd med den anställdas prestationer eller om den anställda inte får betalt i tid osv. Det viktiga här är att det finns ordnade former för hur sådant här ska hanteras, t.ex. genom att man först är skyldig att lämna skriftliga varningar och att det ska finnas möjlighet för motparten att åtgärda bristerna innan avtalet sägs upp. (något som undviker att folk bara sägs upp till höger och vänster eller stormar ut från inspelningsplats utan förvarning och aldrig mer kommer tillbaka). För producenten gäller detta sådant som kan vara grund för uppsägning, t.ex. om regissören överskriver budgeten eller halkar och/efter i inspelningsschemat med mer än 10 % – alternativt överskrider sina befogenheter på andra sätt.

Det finns även en del saker som man egentligen inte borde behöva avtala om, men som tyvärr ändå ibland kan visa sig vara en god idé att faktiskt få ner på papper. Det är t.ex. sådant som att ingen av de anställda får beslagta någon av produktionens material (t.ex. råmaterial), samt att klippning av filmen inte får ske på andra ställen än de platser som bolaget valt. Även sådant som att droger och alkohol inte får förekomma på inspelningsplats kan vara en god idé att skriva in.

HYRA AV LOCATIONS, REKVISITA, SCENOGRAFI, KOSTYM
När det gäller hyresavtal av t.ex. location, rekvisita, scenografi, kostym osv.- så är dessa oftast betydligt enklare utformade än de avtal som beskrivits tidigare. Det rör sig oftast om att endast beskriva vad hyresavtalet avser, vilken tidsperiod som gäller, vilken ersättning som ska utgå, vem som ansvarar försäkring och ersättning vid t.ex. skador/stöld. Vid hyra av location bör man även skriva in om det t.ex. ska ingå något eventuellt lösöre (t.ex. möbler osv) i hyran. Hyran man t.ex. en lokal som har annan verksamhet vissa tider (t.ex. en bar, restaurang osv) – så bör man även vara tydlig med exakt vilka tider man har tillgång till lokalen. Andra saker som är viktiga, men kanske svåra att avtala om, är t.ex. ljudmiljön så att inte ägaren planerar en stor renovering i rummet intill samma dag som inspelningen. Även sådant som vad som gäller kring elförbrukning osv kan vara bra att avtala om, likasom andra praktiska saker som hantering av nycklar och kontaktpersoner osv.

PRODUKTPLACERING/CROSS PROMOTION
När det gäller avtal om produktplacering och cross-promotion, så delas hanteras dessa lättast genom att förpacka projektets olika värden i kategorier, så som t.ex. Exponeringsvärden, profilvärden och kontaktvärden. Exponeringsvärden är väl det mest uppenbara, där det t.ex. kan handla om värdet för ett företag att få sin produkt exponerad i filmen, sitt företagsnamn placerat i eftertexterna, på hemsidan, i Billing blocket på affischer eller kanske på teamjackor eller dyl. Värdet av profilöverföring är det värde som företag kan få av att använda projektet i sin egen marknadsföring, på sin egen hemsida och i kommunikationen med sina egna anställda osv. Kontaktvärdet är värdet som företaget får genom de nya kontakter och mötesplatser som öppnas via filmprojektet, t.ex. värdet av att möta nya människor på filmens premiär och andra möten och events. Dessa olika kategorier delas sedan i sin tur in i rättigheter och möjligheter. D.v.s. rättigheter är sådant som ingår direkt i avtalet som köparen får direkt, som t.ex. rättigheten att få med sitt namn i eftertexterna. Möjligheter är sådant som kan utnyttjas vid ett senare tillfälle, som t.ex. möjligheten att visa filmen i anslutning till något eget event eller att köpa teamjackor till företagets anställda osv. Viktigt när man utformar avtal om produktplacering och cross promotion är att man även är tydligt med motpartens syfte med sitt engagemang. Är det att öka försäljningen av en produkt? Stärka varumärket? Stärka gemenskapen hos de egna medarbetarna? Endast med ett tydligt syfte med engagemanget kan man fatta rätt beslut i fråga av vilken form av engagemang som är bäst. Man bör även tänka på att inte sluta avtal om produktplacering och cross-promotion med för många företag. Max 10 stycken skulle vara min rekommendation – och absolut inte sluta avtal med två konkurrerande företag. Utan se till att hålla en bra dialog med företaget, kring vilka andra företag som är lämpliga. Förslagsvis delar man även upp avtalen i olika kategorier och nivåer på engagemang. Dels med någon form av huvud partner som kanske står för 80 % av de intäkter man hoppas få in via produktplacering – och sedan ett antal mindre, inte lika omfattande avtal, som står för resterande 20 %.  Bra att tänka på är att det för många företag är mycket lättare att gå in med varor och tjänster, så som t.ex. hyrbilar, kläder, mat osv.- vilket i många fall kan vara minst lika värdefullt som kontanter.

OBS! Tänk på att de rättigheter du säljer, måste du först ha förvärvat. Du kan inte sälja rätten för ett företag att t.ex. använda bilder på en skådespelare i sin egen marknadsföring, utan att först ha förvärvat den rätten.

RELEASE FORM
I vissa sammanhang kanske ett större avtal känns lite överdrivet och för formellt, t.ex. för statister eller viss rekvisita. Då kan en s.k. Release Form vara ett alternativ, vilket i praktiken innebär att personen som äger rättigheter (t.ex. statisten eller ägaren till rekvisitan) ger sitt godkännande till användningen. Releaseforms är främst viktiga när det t.ex. gäller musik som framförs live, tavlor eller kända varumärken som får väldigt stor exponering i bild – men används även ibland när man t.ex. lånar locations utan att betala.

Chain of title Documents
Avslutningsvis skulle jag kort vilja beröra de s.k. ”Chain of title Documents” som är alla de dokument som distributören använder för att försäkra sig om att producenten förskaffat sig alla nödvändiga rättigheter, så som t.ex. rättigheter till eventuella förlagor, rättigheter till eventuella varumärken. Ibland krävs även att man gör en mer utförlig rapport (title report) som är en historisk beskrivning av alla som haft ägande i verket från idag till tidpunkten då det skapades. Detta gäller oftast när det har varit fler författare involverade och/eller ägandet av verket har vandrat i flera led, alternativt när det kan finnas andra liknande eller tidigare verk som kan göra anspråk på att vara originalverket.

”Chain of title Documents” inkluderar även t.ex. avtal med alla upphovsmän som medverkar i själva filmproduktionen (musiker, författare, skådespelare, fotografer osv) – samt avtal med alla som förkommer i Billing blocket (Credit text som finns längst ner på poster och DVD-omslag). Även sådant som intyg om vad som gäller för t.ex. textning och dubbning, samt användning av musik i t.ex. produktion av trailers och TV-spots osv.- samt inte minst intyg om s.k. ”error & omission” försäkring. D.v.s. att du är försäkrad mot om du skulle ha begått eller begå eventuella fel i förvärvandet av rättigheter. Producenten brukar inledningsvis här få skriva på en s.k. ”Producers agreement affidavit” som i princip är en försäkran om att denna införskaffat sig alla nödvändiga rättigheter och tar på sig det fulla ansvaret för eventuella kostnader som distributören skulle få, om det visar sig att så inte skulle vara fallet.