Anställa

Att anställa personal är ofta det som nya filmskapare ser som en av de roligaste bitarna i sina första projekt. Att kunna erbjuda andra personer möjligheten till arbete är en förmån få förunnat. I alla fall om det är betalt arbete. Det roliga kan dock snabbt ta slut och till och med sluta i konflikter, om man inte är vaksam på det ansvar och svårigheter som följer med när man anställer. Jag tänkte här ge lite generella tips och råd utifrån egna erfarenheter.

Anställ inte dina kompisar
Det första och största misstaget nya filmskapare gör – och som jag själv gjorde när jag började med film – är att anställa sina kompisar. Något som kan äventyra både filmprojekten i sig och kompisrelationen. Förvisso kan kompisrelationer även äventyras av att man vägrar jobba med sina kompisar, men det är betydligt enklare att hantera den konflikten.

Varför är det då inte en bra idé att inte anställa sina kompisar? För det första för att din vänskap sannolikt inte är den mest kvalificerande meriten för den uppgift som behöver utföras. Utan snarare är det kunskap, erfarenhet, talang och i viss mån kontakter som behöver tillsättas. Att då enbart leta efter denna kunskap, erfarenhet och talang i sitt eget kompisnätverk är att begränsa sig ganska kraftigt. Det kan ju absolut hända personen i fråga har denna kunskap, erfarenhet och talang. Men det kan även visa sig att denna inte har det – och när det inträffar så skapar det slitningar genom att det övriga i teamet förväntar sig att kunskap, erfarenhet och talang ska finnas där. Därför är enbart misstanken om att personer tillsatts på vänskapsrelationer, snarare än på meriter farlig – och i vissa sammanhang även korrumperande och brottslig.

När vi ändå är inne på det här att inte anställa sina kompisar, så det samma gäller i de allra flesta fall även när man startar företag. Att starta företag med sina bästa vänner är i de allra flesta fall heller inte någon bra idé. Undvik därför ”kompis-projekt” i alla dess former, annat än där det faktiskt handlar om att det primära syftet är att ha kul tillsammans med kompisar och inget annat. Undantaget från detta skulle jag säga är när båda har en stabil karriär bakom sig och jobbat professionellt i samma situation tidigare. Jag ser t.ex. inget konstigt med att Felix Herngren värvar sin bror Måns till sitt produktionsbolag eftersom båda är så erfarna.

Anställ inte för många debutanter
Det andra stora misstaget som många nya filmskapare gör är dom anställer för många debutanter. Något som ofta är ett resultat av bristande ekonomi samt att de – som vi redan varit inne på – gärna anställer sina kompisar. Speciellt blir detta ett problem om man har debutanter i alla A-funktioner, så som t.ex. Manus, Regi, Foto, Klipp osv. Anledningen är enkel. Alla gör vi fel i och misstag i början. Nödvändiga fel och misstag som vi lär oss och får erfarenhet av, men så länge det finns andra mer erfarna personer till hans på produktioner, så kan de flesta av dessa fel och misstag undvikas genom att andra har den erfarenhet vi själva saknar. Om man däremot enbart har debutanter, så kommer misstagen inte undvikas utan snarare förstärkas och förvärras av varandra. En duktig och erfaren regissör kan justera och undvika de värsta kvalitetsbristerna i ett dåligt manus, medan en debutant kanske snarare förvärrar dem. En erfarenproducent vet vilka de största farorna är som lurar bakom hörnet och som man måste vara vaksam på, medan en debutant kanske missar även sådant borde ingå i planeringen från början. Återigen är detta något som kan skapa slitningar i teamet, då man – speciellt i stressade situationer som på en filminspelning – gärna ser andras brister, men inte sina egna.

Mitt råd är därför att undvika att ha mer än en (1) debutant i A-funktion per projekt. Undantaget kan vara om personer har stor erfarenhet från andra yrkesområden, t.ex. en fotograf eller skådespelare som debuterar som regissör, en regissör som debuterar som producent eller dyl. Mitt generella råd är därför att försöka anställa personer med mer erfarenhet än du själv har, inte mindre. Att anställa personer vars åsikter och kunskaper du faktiskt respekterar och värdesätter. Personer som du lyssnar på och kan växa genom, snarare än personer som bara gör som du säger.

Det här i många fall naturligtvis en kostnadsfråga, men här skulle jag vilja slå ett slag för att man faktiskt vågar ta kontakt personer med mer erfarenhet – och framförallt att man avsätter pengar för konsultation och rådgivning i budget. Kanske har du inte råd att anlita den mest erfarna manusförfattaren, men du har sannolikt råd att ta in en erfaren dramaturg och kanske råd att låta en erfaren producent eller regissör fungera som konsult och mentor.

Nätverket är lika viktigt som personen
En annan anledning till att inte anställa för många debutanter är att dessa ofta helt saknar det kontaktnät som de mer erfarna och etablerade har. Ett kontaktnät som i många fall kan vara avgörande för kvaliteten på produktionen – och förmågan att hålla nere kostnader och möta svåra utmaningar. Känner man någon, så känner man även någon, som känner någon osv.- och plötsligt är den samlade kunskapen i teamet och dess kontaktnätverk väldigt mycket större. Något som även är ytterligare en anledning till att undvika att anställa sina kompisar, då dom ju i stor utsträckning kanske har samma nätverk som du själv har.

Bestäm storlek på team innan du börjar anställa
Innan man sätter igång med själva rekryteringsprocessen och börjar anställa folk så bör man även se till att man gjort en ordentlig analys av hur organisationen ska se ut generellt. Hur stort ska teamet vara? Vilka och hur många ska befinna sig på inspelningsplats? Hur många på produktionskontoret. Hur länge ska inspelningen pågå? Hur långt innan börjar förproduktionen? Vilka ska vara delaktiga i den? Hur ser organisationen för efterproduktionen ut?

Ha man väl tydlig organisation för filmens alla olika faser så underlättar det betydligt när man kontaktar personer. Inte bara vet man vilka perioder som är aktuella. Man kan även enkelt se t.ex. vilka roller som man kommer kunna behöva kombinera, utifrån vad man har råd med. På en mindre produktion kommer det sannolikt kanske inte finnas någon som arbetar som C-foto. Arbetar med lågbudget kanske det även kommer vara samma person som har hand om mask och kostym, samma person som ansvarar för scenografi, rekvisita och kanske även är attributör på plats. När man vet och på vilket sätt man kommer behöva kombinera olika roller – och vilka funktioner som faktiskt kommer behövas – då får man även en tydligare kravspecifikation och vet bättre vilka som passar och inte.

En aspekt av detta som tyvärr ofta missas är själva logistiken i transport och boende. Där gäller det att även planera för hur folk eventuellt ska kunna dela boende om det är aktuellt, samt vem som ska köra vilken bil till inspelningsplats och vilka som ska åka med osv. Planerar man inte detta, så risker man att i efterhand upptäcka att de man planerade att sätta i en bil kanske alla saknar körkort.

Vem anställer?
Det är viktigt att ha koll på vem som faktiskt har personalansvaret och därmed är den som är ytterst ansvarig för vilka som anställs under vilka former. I ett produktionsbolag är detta naturligtvis bolagets ägare och/eller VD eller om de delegerat ut ansvaret på en producent, line producer eller produktionsledare. Många som är nya i branschen har lätt missuppfattningen att det är regissören är den som anställer, eftersom det är denna som mest syns i media (man kanske knappt vet vad en producent gör). Men låt oss vara tydliga här: Regissören föreslår vilka som ska anställa, men det är producenten som faktiskt anställer. Låt oss också vara tydliga med att anställningen först uppstår när man har en juridisk bindande överenskommelse, som t.ex. avtal/kontrakt på plats.

Beslutanderätt
Beslutanderätt är generellt något som kan skapa problem under en inspelning. Vem som egentligen har beslutanderätt över vad är något som ofta är grogrund för missförstånd och konflikter. Ska man vara lite cynisk så kan man väl säga att de flesta gärna vill ha så stor beslutanderätt som möjlig, men så lite ansvar som möjligt. Tyvärr är ju dock beslutanderätt och ansvar något som går hand i hand. Har man beslutanderätt över t.ex. budget, så har man sannolikt även ansvar för den. Har man beslutanderätt över vilka anställningsavtal som ingås, så har man även ansvar för dem. Detta kan dock bli aningen förvillande när t.ex. kreativa beslut – som vem som ska vara fotograf på filmen – krockar med ekonomiska och juridiska beslut som vilket utrymme som finns för fotografens lön och under vilka former anställning kan ske. Återigen är det därför viktigt att ha koll på ordning: Regissören föreslår och producenten anställer. I vissa fall har inte ens regissören rätten att föreslå, t.ex. om personalen redan är på plats när regissören kommer in. Vilket t.ex. kan bero på att samma personal används på flera produktioner i en serie eller att en tidigare regissör varit involverad eller fått förhinder. Alternativt att vissa nyckelfunktioner är kopplat till finansieringen, så som t.ex. att distributören vill ha kända namn i marknadsföringen eller att finansiärerna vill försäkra sig om att det finns en erfaren line producer som kan ta produktionen i hamn i tid och med ordentlig kostnadskontroll.

Urval
Har man väl de ekonomiska, tidsmässiga och organisatoriska ramarna på plats så kommer urvalet vara så mycket enklare. Det kommer helt enkelt inte finnas så många som kan kombinera exakt de yrkesrollerna man är ute efter, som även är lediga precis den tidpunkt man behöver dem – och kan tänka sig jobba för den ersättning man kan erbjuda. Men skulle man hamna i situationen att man kan välja och vraka mellan massor av olika duktiga personer så skulle mitt råd vara att till och börja med vara att gå på rekommendationer, fråga sig runt och höra efter vad de som jobbat med personen innan anser. (det är även för övrigt en bra idé att höra sig runt redan när man letar efter personal). Saker som man t.ex. i princip enbart kan få fram genom referenser eller rekommendation är ju t.ex. sådant som om personen är punktlig, effektiv och bra på att hålla budget. Sådant syns ju inte i CV eller showreel.

Sedan bör man väl ändå, i den mån det är möjligt, titta på en showreel från tidigare produktioner. Något som kanske är enklare och viktigare när man söker skådespelare, regissörer, fotografer, klippare osv. För t.ex. scenografer, rekvisitörer, kostymörer kanske det mer handlar om att kolla på en portfolio med bilder från tidigare inspelningar osv. Oavsett så är det även alltid en bra idé att titta inte bara på showreel och/eller portfolio utan även titta på en hel produktion som personen varit involverad i, så man inte bara får en känsla för ”topparna” utan även vilket som är en slags lägsta nivå.

Även CV kan vara bra att titta på, även om det i många fall kan vara missvisande. Det finns enligt min uppfattning ingen automatisk koppling mellan att vara bra på att utforma sitt CV och att vara bra på sitt jobb. En del filmarbetare lyckas inte ens få med sina verkliga meriter på sitt CV. Det enda vettiga man egentligen kan utläsa av ett CV är dels vilka produktioner personen varit involverad i tidigare – samt om samma arbetsgivare anlitat personen på fler än en produktion. (det brukar ju indikera att de var nöjda med resultatet).

Andra saker som man kan vara uppmärksam på är saker som t.ex. punktlighet (kommer dom sent till en anställningsintervju är risken kanske större att de kommer sent även under inspelningen), geografisk placering (bra om man slipper betala resor och boende), körkort (personer som inte har körkort blir ju låsta och beroende av att andra har det). Jag skulle även rekommendera att googla personen och se vad som dyker upp. Dyker det upp tveksamheter – eller bara ingenting – så bör man dra öronen åt sig och kanske även ringa och kolla med skatteverket (eller Ratsit) om personen har betalningsanmärkningar eller dyl. I värsta fall även begära utdrag ur brottsregistret eller dyl. Hårt och integritetskränkande kan tyckas, men det är inte heller roligt att upptäcka att någon stulit saker från inspelningsplats, förskingrat produktionsbudgeten eller dyl.

Var ärlig med vad det är för film du ska producera
Ärlighet kan tyckas vara en självklarhet. Men ändå så händer det allt för ofta att personer som jobbar på en filmproduktion har helt olika uppfattningar om vad det är för typ av film man ska skapa. Något som inte bara har att göra med att regissören och producenten varit otydliga i sin kommunikation, utan kanske allra främst har att göra med vilken typ av film de som anställs brukar anlitas för – och kanske själv gillar. Samt vilka andra som är anställda på produktionen. Ibland är det här väldigt tydligt, som t.ex. när det gäller vilken regissör eller huvudskådespelare som tillsätts. I andra fall kan det vara mer otydligt. Men det är ju även viktigt att veta om t.ex. scenografen och kostymören främst vill göra underhållningsfilmer eller experimentella konstfilmer – eftersom det kommer påverka deras arbete.

Budget
En annan sak man bör diskutera med de man anställer, innan man anställer dem, är budget. Både produktionens budget som helhet och vilka former av möjligheter och begränsningar det för med sig – och sedan naturligtvis även den specifika budgeten som berör den personen man tänker anställa. T.ex. är det bra att föra en dialog med tilltänkta fotografer dels om hur många personer som teknikteamet (el, foto, passare etc.) behöver. Hur stor själva teknikbudget är (för inhyrd kamera, ljus osv) och hur de pengarna är tänka spenderas. Samt hur stor budget som finns för inköp av t.ex. förbrukningsmaterial (maxbeloppet, där om det skulle överskridas så blir dom personligt ansvariga). Det är sedan även bra att faktiskt upprätta en budget som kan fungera som en bilaga i anställningsavtalet.

Ersättning
Naturligtvis kommer man även bli tvingen att diskutera frågan om ersättningar. Det är sällan kul, eftersom det oftast inte finns utrymme att betala personer så mycket som man skulle önska. Dock bör man vara medveten om att det finns olika alternativ till att be personer jobba för en för låg fast ersättning. t.ex. kan man arbeta med olika former av rörliga ersättningar så som t.ex. andelskontrakt och/eller uppskjutna ersättningar (som betalas ut om filmen går med vinst). Man kan även arbeta med olika former av bonus system, så att t.ex. ersättningen ökar om filmprojektet beviljas stöd från svenska filminstitutet, köps av TV eller dyl. Detta är kanske främst effektivt när det gäller författare och regissörer, men kan
Även få en lagstärkande effekt även på övriga teamet. Det är alltid bra att få sitt arbete värderat även om sedan ersättningarna inte betalas ut.

En sak man även bör tänka på, när det gäller ersättningar, är att inte ha för stora avvikelser i ersättningsnivåer till de inblandade i teamet. I alla fall inte till dem som har linkande meriter och likvärdig erfarenhet. Något som kan uppstå om det t.ex. är olika personer som förhandlar fram lönerna för olika personerna i teamet utan att kommunicera med varandra ordentligt.

Engagemang och förpliktelser
Att anställa någon innebär att du blir arbetsgivare och med det följer en rad administrativa, juridiska och ekonomiska förpliktelser. Du blir ansvarig att betala ut lön, redovisa och betala in skatt och arbetsgivaravgifter, betala ut sjuklön de första 14 dagarna efter karensdagen vid eventuell sjukdom. Skicka ut lönebesked, upprätta kontrolluppgifter mm – samt se till att alla nödvändiga försäkringar och dyl. finns på plats. Allt detta sammantaget skapar ganska mycket arbete och de flesta arbetsgivare är därför väldigt tacksamma om de dom tänka anställa kan fakturera istället, eftersom allt detta ansvar då faller på uppdragstagaren.

Mer om vilket ansvar som följer med att anställa kan du läsa här.